Δημοσιεύσεις

Η παρακίνηση ως μέσο υψηλότερης παραγωγικότητας του Δημήτρη Αναστασίου

Αν αισθάνεστε ότι δεν καταφέρνετε να παρακινήσετε τους (συνεργάτες σας) ασφαλιστικούς σας συμβούλους όσο θα θέλατε, δεν είστε οι μόνοι.
Ας είμαστε ρεαλιστές: δεν μπορούμε πάντα να αλλάξουμε ή να ελέγξουμε κάποιους παράγοντες που επηρεάζουν τον ενθουσιασμό των συνεργατών μας για τη δουλειά τους. Ορισμένα πράγματα- όπως οι συνθήκες εργασίας, η ανάθεση κάποιων projects ή ακόμη και παράγοντες που σχετίζονται με τη δουλειά – απλά δεν περνούν πάντα από το χέρι μας.
Ωστόσο έχει σημασία να θυμόμαστε ότι υπάρχει άμεσος συσχετισμός της παρακίνησης με την απόδοση. Οι ασφαλιστικοί σύμβουλοι εργάζονται σκληρότερα και εξυπνότερα όχι για μας, άλλα για τον εαυτό τους. Είναι απαραίτητο λοιπόν η κάλυψη των αναγκών τους να είναι συνυφασμένη με τη βελτίωση της απόδοσής τους στη δουλειά. Εδώ υπεισέρχεται ο ρόλος του manager.

Προκειμένου να καταφέρουμε να συσχετίσουμε την παρακίνηση με την απόδοση, δεν πρέπει να υποκύψουμε στον πειρασμό να βγάλουμε το μαστίγιο και το καρότο. Μπορεί το εγχείρημα να περιέχει δυσκολίες, αλλά υπάρχει τρόπος να τις ξεπεράσουμε. Η λύση είναι να μάθουμε τις τεχνικές που αποδίδουν για άλλους managers και μετά να προσπαθήσουμε να τις εφαρμόσουμε στην κατάλληλη περίσταση. Θα πρέπει να ανακαλύψουμε τι αποδίδει για μας και τι όχι.

Πρέπει να υιοθετήσουμε σε γενικές γραμμές μια στρατηγική, στην οποία θα εντάξουμε τις τεχνικές αυτές, ούτως ώστε η εφαρμογή τους να μην έχει αποσπασματικό και σπασμωδικό χαρακτήρα. Αυτό θα βοηθήσει και τους συνεργάτες μας να τις αντιμετωπίσουν με τη δέουσα σοβαρότητα. Πρέπει να κατανοήσουμε γιατί οι τεχνικές που θα περιγράψουμε εδώ αποδίδουν και στη συνέχεια να δοκιμάσουμε αυτές που θεωρούμε ότι θα παρακινήσουν πιο αποτελεσματικά τους (συνεργάτες μας) ασφαλιστικούς μας συμβούλους.

Πέρα από την ανάλυση κάποιων τεχνικών, σκοπός μας είναι να ξεφύγουμε από το παραδοσιακό στυλ management που εφαρμόζαμε μέχρι τώρα. Ίσως εκπλαγείτε, όταν διαπιστώσετε πως μπορούμε να βελτιώσουμε την παραγωγικότητα και τη συμπεριφορά των συνεργατών μας, εφαρμόζοντας τις κατάλληλες νέες τεχνικές, ενσωματώνοντάς τις στο δικό μας ηγετικό στυλ, στις δικές μας εργασιακές αντιλήψεις και στις δυνατότητες των συνεργατών μας.

 

Τι είναι “Απόδοση”;
Η βελτίωση της απόδοσης είναι σίγουρα σημαντικός στόχος για όλους τους managers, αλλά η σημασία του όρου διαφοροποιείται ανάλογα με το αντικείμενο. Αυτό είναι τόσο προφανές, που ίσως μας διαφεύγει και δεν γινόμαστε σαφείς όταν μιλάμε στο προσωπικό μας για απόδοση. Μη θεωρείτε δεδομένο ότι οι συνεργάτες μας ξέρουν τι εννοούμε. Είναι δική μας ευθύνη να τους προσδιορίσουμε με ακρίβεια ποια στάνταρτ απόδοσης τους θέτουμε.
Ας δούμε τι πρέπει κατ’ αρχήν να ξέρει ο κάθε συνεργάτης μας:

  1. Τι περιμένει η διεύθυνση από μένα;
  2. Ποιος είναι ο ρόλος μου ως μέλος της ομάδας και της εταιρίας;
  3. Τι θεωρείται μη αποδεκτή απόδοση;
  4. Τι πρέπει να κάνω για να πετύχω την επιθυμητή απόδοση;

Μπορούμε να προσδιορίσουμε την απόδοση που προσδοκάμε από έναν συνεργάτη μας όταν τον προσλαμβάνουμε, όταν αξιολογούμε τη μέχρι στιγμής απόδοσή του, όταν σχεδιάζουμε τη στρατηγική μας ή όταν ξεκινάμε ένα καινούριο project. Σημασία έχει να το κάνουμε. Σίγουρα ξέρετε τι περιμένετε από τους ασφαλιστικούς σας συμβούλους. Ίσως έχετε περάσει πολλές ώρες αναλογιζόμενοι ποιο θα ήταν το καλύτερο για το τμήμα σας και για όλη την εταιρία. Αξίζει να αφιερώσετε λίγο ακόμη χρόνο και προσπάθεια για να βεβαιωθείτε ότι θα καταλάβουν τι εννοείτε όταν μιλάτε για τη σωστή “απόδοση”.

 

Οκτώ βήματα για να βοηθήσετε τους συνεργάτες σας
να επιτύχουν υψηλότερη απόδοση

Τα οκτώ βήματα που ακολουθούν θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με τους συνεργάτες σας με τρόπο ώστε να εργάζονται πιο σωστά και αποδοτικά. Τα βήματα αυτά θα συμβάλουν στην παρακίνησή τους και θα χτίσουν τη σύνδεση ανάμεσα στα δικά τους συμφέροντα και στα συμφέροντα της επιχείρησης.

Βήμα 1ο : Βοηθήστε τους συνεργάτες σας να διευρύνουν τις δυνατότητές τους.
Οδηγήστε τους ασφαλιστικούς σας συμβούλους πέρα από την κατάσταση που έχουν συνηθίσει, να κάνουν δηλαδή την ίδια δουλειά με τον ίδιο τρόπο. Δώστε τους προκλήσεις να αντιμετωπίσουν και βοηθήστε τους να αντιληφθούν τη συνολική εικόνα της εταιρίας και τη θέση τους μέσα σ’αυτή!
Οι περισσότεροι άνθρωποι θέλουν να γίνουν καλύτεροι και πιο ικανοί. Αλλά ίσως αντισταθούν αν αισθανθούν ότι κάποιος προσπαθεί να τους επιβάλλει τις υψηλές τους του προσδοκίες. Βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες σας ξέρουν ότι απλά προσπαθείτε να τους βοηθήσετε να διευρύνουν τις δυνατότητές τους και να αναπτυχθούν. Αυτό μπορείτε να το κάνετε βοηθώντας τους να θέσουν ατομικούς στόχους απόδοσης, οι οποίοι υπερβαίνουν τις υπάρχουσες απαιτήσεις της δουλειάς τους. Επίσης, αν τους εξηγήσετε το πώς η δουλειά τους προσθέτει αξία στην επιχείρηση και πώς αυτό που κάνουν επηρεάζει τη δουλειά των υπολοίπων, θα μπορέσουν να βρουν τρόπους για να βελτιωθούν.
Βήμα 2ο : Θέστε ξεκάθαρα κριτήρια
Ποια είναι τα κριτήρια για την αξιολόγηση της απόδοσης σε μία συγκεκριμένη δουλειά; Προσδιορίστε τα και αναφερθείτε με σαφήνεια στα αποτελέσματα που χαρακτηρίζουν την απόδοση των συνεργατών σας εξαιρετική και στα αποτελέσματα που θεωρούνται μη αποδεκτά. Για να βελτιώσετε την απόδοσή τους θα πρέπει να μπορείτε να την προσδιορίσετε.
Και πάλι, συζητήστε για το ζήτημα και ακούστε προσεκτικά τι έχουν να σας πουν οι συνεργάτες σας. Ενθαρρύνετε τον καθένα χωριστά να θέσει τις δικές του παραμέτρους για την αξιολόγηση της απόδοσής του, με βάση αυτό που θεωρεί ρεαλιστικό. Όταν εμπλέκετε τους συνεργάτες σας στον προσδιορισμό κριτηρίων για την αξιολόγηση της απόδοσής τους, δε φέρεστε ευγενικά, φέρεστε έξυπνα. Γιατί; Για τους παρακάτω τρεις λόγους: Οι εργαζόμενοι που συμμετέχουν στον προσδιορισμό των κριτηρίων απόδοσης :

  • Κατά τη διάρκεια της συζήτησης αναφέρονται και στα εμπόδια που πιθανόν θα δυσκολέψουν την προσπάθειά τους και έτσι εσείς θα είστε σε θέση να τα γνωρίζετε και να τα λύσετε πριν χρειαστεί να τα αντιμετωπίσετε.
  • Έχουν περισσότερες πιθανότητες να κατανοήσουν αυτά τα κριτήρια και το σκεπτικό στο οποίο στηρίζονται κι έτσι δεν θα χρειαστεί να καταβάλετε μεγάλη προσπάθεια για να τους τα αναλύσετε.
  • Έχουν περισσότερες πιθανότητες να αποδεχθούν αυτά τα κριτήρια και να συμμορφωθούν με αυτά.

Βήμα 3ο : Προσδιορίστε το πεδίο ευθύνης των συνεργατών σας.
Βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν ποιος είναι υπεύθυνος για την κάθε δραστηριότητα. Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ποιος είναι ο ρόλος τους σε σχέση με τους άλλους, μειώνονται τα μπερδέματα και αποκτούν καλύτερη αίσθηση του πώς πρέπει να συνεργαστούν με τους συναδέλφους τους προκειμένου να επιτύχουν τους προσωπικούς τους στόχους.
Αφού καθοριστούν οι υπευθυνότητες για τις συνηθισμένες δραστηριότητες, σκεφτείτε τις πιο πιθανές έκτακτες καταστάσεις και σκιαγραφήστε τις οποιεσδήποτε αλλαγές αρμοδιοτήτων μπορεί να χρειαστούν. Φυσικά δεν είναι δυνατόν να προετοιμαστείτε για κάθε απρόοπτο που μπορεί να επηρεάσει τις συνηθισμένες σας δραστηριότητες. Αλλά αν προγραμματίσετε έγκαιρα τις αλλαγές αρμοδιοτήτων που θα πρέπει να γίνουν, μπορείτε να βοηθήσετε τους συνεργάτες σας να ανταποκριθούν όσο γίνετε καλύτερα σε απρόβλεπτες καταστάσεις.
Ένα από τα πράγματα που μπορούν να αναχαιτίσουν την παρακίνηση των συνεργατών σας είναι το να μην ξέρουν τι περιμένετε από αυτούς. Αν ξέρουν τι πρέπει να κάνουν σε διάφορες περιστάσεις, είναι πιο πιθανό να καταφέρουν να αντιδράσουν σωστά και σε απρόβλεπτες καταστάσεις. Θα καταλάβουν ότι το να προσαρμόζονται είναι κομμάτι της δουλειάς τους – και ότι η ανάθεση περισσότερων ευθυνών αποτελεί γι’ αυτούς ισχυρότερο κίνητρο.
Αφού προσδιορίσετε το πεδίο ευθυνών του κάθε εργαζόμενου, ίσως αποφασίσετε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα και να διευρύνετε το πεδίο ευθυνών ενός συνεργάτη. Αυτό μπορεί να συμβεί μόλις προκύψει κάποια ανάγκη, φυσικά, αλλά μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε και σαν ένδειξη αναγνώρισης, στην περίπτωση που κάποιος αναλαμβάνει πρωτοβουλίες ή βελτιώνει τις ικανότητές του. Μπορείτε να ενθαρρύνετε τον (συνεργάτη σας) ασφαλιστικό σας σύμβουλο να αναλάβει ένα συντονιστικό ρόλο ή να προτείνετε να είναι αρμόδιος για τη λήψη περισσοτέρων αποφάσεων σε κάποιο συγκεκριμένο project.
Ο στόχος σας εδώ δεν είναι να αναθέσετε περισσότερη δουλειά στους συνεργάτες σας. Πρέπει να ξέρουν ότι γνωρίζετε τις προσπάθειές τους και θέλετε να τους δώσετε την ευκαιρία να μάθουν περισσότερα και να βελτιωθούν. Αν δεν υιοθετήσετε αυτή τη συμπεριφορά, οι συνεργάτες σας δεν πρόκειται να μπουν στον κόπο να κάνουν κάτι επιπλέον, γιατί δε θα θεωρήσουν ότι εξυπηρετεί τα συμφέροντά τους.
Βήμα 4ο : Βοηθήστε τους συνεργάτες σας να πειστούν για τα υψηλότερα κριτήρια απόδοσης
Οι περισσότεροι εργαζόμενοι θέλουν να έχουν άποψη στη διαμόρφωση υψηλότερων κριτηρίων για την απόδοσή τους. Όσο περισσότερα στοιχεία κληθούν να δώσουν για τη δουλειά που πρόκειται να τους ανατεθεί, τόσο πιθανότερο είναι να πεισθούν για τα καινούρια κριτήρια.
Ζητήστε τις απόψεις των συνεργατών σας σχετικά με αυτά που θα πρέπει να γίνουν προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που έχετε θέσει μαζί.
Δώστε χρόνο σε όλους να ανταποκριθούν σε αυτά που προτείνετε. Αφήστε τους να το σκεφτούν. Ζητήστε τους να εκφράσουν απόψεις και ιδέες για το πώς μπορεί να βελτιωθεί η απόδοσή τους.
Όταν οι εργαζόμενοι συμμετέχουν στη διαδικασία βελτίωσης, θα σας δώσουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με την επίτευξη υψηλότερων αποδόσεων -πληροφορίες που εσείς ίσως αγνοούσατε ή δεν μπορούσατε να σκεφτείτε.
Βήμα 5ο : Καταγράψετε όσα συμφωνήσατε με τους συνεργάτες σας.
Γράψτε έναν κατάλογο με τα κριτήρια αξιολόγησης της απόδοσης που απαιτείται προκειμένου οι ασφαλιστικοί σας σύμβουλοι να υλοποιήσουν ή να ξεπεράσουν όσα συμφωνήσατε. Θυμηθείτε : θέλετε οι συνεργάτες σας να συνεχίσουν να προσπαθούν, αλλά παράλληλα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μπορούν πετύχουν τους στόχους που θέτετε.
Μιλήστε με σαφήνεια για τα όσα θα πρέπει να γίνουν ώστε να επιτευχθεί η επιθυμητή απόδοση σε κάθε τομέα δραστηριότητας. Στη συνέχεια καταγράψτε τα. Δώστε ένα αντίγραφο σε κάθε συνεργάτη και κρατήστε ένα για τον εαυτό σας.
Στις συναντήσεις αξιολόγησης του υποκαταστήματος ή με την ευκαιρία ολοκλήρωσης ενός project, αυτό το έγγραφο θα αποτελέσει τη βάση για να συζητήσετε με τους συνεργάτες σας και να εκτιμήσετε τα όσα επετεύχθησαν.

Βήμα 6ο : Επιλέξτε ένα σχέδιο δράσης .
Αφού θέσετε κριτήρια, επιμερίστε στον κάθε συνεργάτη το δικό του κομμάτι δράσης. Προσδιορίστε και συζητήστε τους τομείς στους οποίους είναι ειδικευμένος ο καθένας. Φτιάξτε ένα σχέδιο αρμοδιοτήτων, βασισμένο στην εμπειρία και στις ικανότητες του κάθε εργαζόμενου.
Στη συνέχεια – και αυτό είναι πολύ σημαντικό – καταστήστε σαφές σε κάθε συνεργάτη σας ότι από τη στιγμή που θα ξεκινήσει το project και θα φανούν οι δυσκολίες της δουλειάς, είστε διατεθειμένος να αναθεωρήσετε τα κριτήριά σας αν χρειαστεί. Οι στόχοι πρέπει να παραμείνουν δύσκολοι, αλλά πρέπει να είναι και ρεαλιστικοί.
Έτσι, τους παρέχετε ένα ασφαλές περιβάλλον, ώστε ο κάθε εργαζόμενος να μπορεί να σας μιλήσει ανοιχτά και ειλικρινά για τις επιτυχίες που θα έχει και τα εμπόδια που θα συναντήσει στην πορεία. Με άλλα λόγια, στέλνετε ένα μήνυμα που λέει : “Δεν υπάρχει πρόβλημα, μπορείτε να είστε ανθρώπινοι!”
Αυτό το ασφαλές περιβάλλον είναι καλό και για σας. Γιατί; Επειδή μπορείτε κι εσείς να είστε ανθρώπινοι. Δε χρειάζεται να είστε ο παραδοσιακός, υπεράνθρωπος manager που σχεδιάζει τέλεια, που δεν αλλάζει ποτέ σχέδιο δράσης, που θεωρεί αποτυχία το να αναγνωρίσει ότι πρέπει να κάνει κάποιες αλλαγές.

Βήμα 7ο : Παρατηρήστε και ασχοληθείτε.
Βρείτε χρόνο για να παρατηρήσετε πώς πάνε τα πράγματα κατά τα διάρκεια υλοποίησης του project. Μην περιμένετε να ολοκληρωθεί για να ελέγξετε τους συνεργάτες σας. Ανάλογα με την εμπειρία και την πολυπλοκότητα του έργου του καθενός, ασχοληθείτε με αυτό που κάνουν ενώ το project βρίσκεται σε εξέλιξη.
Ίσως να θέλετε να ασχοληθείτε πιο συχνά με τους λιγότερο έμπειρους εργαζόμενους, οι οποίοι θα χρειάζονται καθοδήγηση και βοήθεια, και λιγότερο με αυτούς που είναι πιο εξοικειωμένοι με τις ευθύνες της δουλειάς τους, οι οποίοι δεν θα χρειάζονται τίποτα περισσότερο από την επιβεβαίωση ότι εμπιστεύεστε την κρίση τους, αλλά είστε εκεί αν χρειαστούν βοήθεια. Η ενασχόλησή σας είναι ένας σημαντικός τρόπος για να κάνετε τους συνεργάτες σας να αισθανθούν ασφαλείς και να τους δείξετε ότι η δουλειά σας είναι να τους βοηθήσετε να επιτύχουν.
Βήμα 8ο : Ορίστε ξεκάθαρα την ανταμοιβή τους.
Φροντίστε να μάθουν οι ασφαλιστικοί σας σύμβουλοι τι πρέπει να περιμένουν αν υλοποιήσουν ή ξεπεράσουν τις προσδοκίες σας. Μιλήστε ξεκάθαρα για την ανταμοιβή τους. Φροντίστε να μάθουν τι έχουν να κερδίσουν. Και φροντίστε να τα καταφέρουν. Σίγουρα θα κοστίσει λιγότερο στην επιχείρηση αν οι εργαζόμενοι χάσουν για πολύ λίγο το στόχο, γιατί έτσι θα κάνετε οικονομία στα bonus. Αλλά ο έξυπνος manager ξέρει ότι η επιτυχία – ακόμη κι αν απαιτεί κάποια έξοδα στην αρχή -φέρνει επιτυχία. Όταν λοιπόν οι εργαζόμενοι πετύχουν κάποιο στόχο, ανταμείψτε του αμέσως. Μπορείτε να αναβάλετε την πληρωμή ενός προμηθευτή, αλλά μην προσπαθήσετε να κάνετε αυτό με τους συνεργάτες σας. Ο λόγος είναι ότι η άμεση ανταμοιβή βοηθά τους εργαζόμενους να συνδυάσουμε την απόδοση με την επιβράβευση. Πώς μπορείτε να ανταμείψετε τους συνεργάτες σας; Φυσικά υπάρχει η λύση των χρημάτων. Είναι απλό. Αλλά μπορεί να κοστίσει πολύ και είναι απρόσωπο. Μελετήστε λοιπόν και τις παρακάτω μορφές θετικής ενίσχυσης:

* Μεγαλύτερη αυτονομία. Αυτό δείχνει στους συνεργάτες σας ότι τους εμπιστεύεστε να πάρουν μόνοι τους αποφάσεις που αφορούν τη δουλειά τους.
* Περισσότερες ευθύνες. Όπως η αυτονομία, αυτό δείχνει στους συνεργάτες σας ότι τους εμπιστεύεστε, τους εκτιμάτε και θέλετε να τους δώσετε περισσότερες ευκαιρίες να εξελιχθούν στη δουλειά τους.
* Μία προαγωγή. Αυτό εμπεριέχει τα δύο προηγούμενα και συνήθως παρέχει και μία αύξηση μισθού.
* Αυξημένη αναγνώριση μέσα στην εταιρία. Αυτό μπορεί να σημαίνει την αποστολή ενός μέμο στους υπόλοιπους εργαζόμενους, στο οποίο θα αναγνωρίζεται η καλή δουλειά ενός συνεργάτη. Επίσης, μπορεί να σημαίνει τον έπαινο από ένα μέλος της διοίκησης της εταιρίας. Αυτός ο τύπος αναγνώρισης ενισχύει την καλή δουλειά και δηλώνει ότι η εταιρία αναγνωρίζει τα όσα κάνει ο εργαζόμενος για αυτήν.
* Επιπλέον πόροι. Για παράδειγμα, έναν καινούριο ηλεκτρονικό υπολογιστή, καινούριο λογισμικό, έναν βοηθό, κονδύλια για βιβλία και σεμινάρια.
* Ειδική αναγνώριση. Ένα πτυχίο αναγνώρισης, ένα συμβολικό δώρο ή την αναγνώριση της ομάδας.
* Μία ευκαιρία να προβληθούν. Για παράδειγμα, να μιλήσουν σε ένα συνέδριο ή να παρουσιάσουν μία μελέτη περιστατικού σε μία συνάντηση διευθυντών μέσα στην εταιρία.
* Υλικές ανταμοιβές. Ένα ταξίδι, ένα δείπνο, κ.λ.π.